HR afternoon tea
2019-11-29 閱讀次數(shù): 3308
把一個基本不懂業(yè)務(wù)的新手培養(yǎng)為熟手的過程,包括:熟悉情況、交代簡單工作任務(wù)、對照職位說明書、工作方式、流程規(guī)范、常犯差錯、提高方法、專員的目標(biāo)。
什么叫上手?
當(dāng)人力資源部出現(xiàn)職位空缺,比如需要人力資源專員,可通過內(nèi)外部招聘進(jìn)行補(bǔ)員,使人員盡早到位。
我們把實習(xí)生、應(yīng)屆生、相關(guān)工作經(jīng)驗少于一年的新員工,統(tǒng)稱為HR新手;考勤員、人事助理、招聘專員等,統(tǒng)稱為人力資源專員。
人力資源部現(xiàn)有的副經(jīng)理、主管、專員(熟手),都有自己的職責(zé),能夠得心應(yīng)手地處理業(yè)務(wù),獨當(dāng)一面。現(xiàn)在,來了個新手,作為人力資源部經(jīng)理(有時由直接主管考慮) 應(yīng)該如何安排新手的工作呢?把一個基本不懂業(yè)務(wù)的新手培養(yǎng)成熟手的過程,叫上手。
上手1:
熟悉情況
新員工報到入職當(dāng)天,先由人力資源部按照正常流程辦理入職手續(xù)。
可能包括▼
提交核對身份證、相關(guān)證件,簽訂勞動合同,領(lǐng)取門禁卡(飯卡)、員工牌,開通公司郵箱、辦公系統(tǒng)OA 賬號,辦理工資卡,發(fā)放員工手冊、電腦、必要的辦公用品等??赏ㄟ^郵箱發(fā)放通訊錄,請新員工去OA 下載并自學(xué)公司規(guī)章制度、財務(wù)報銷流程等,還可以直接把職位說明書發(fā)給他。
然后,人力資源部經(jīng)理(或直接主管)找新員工談話。除了表示歡迎,還要交代他盡快熟悉情況,包括公司、本部門、本崗位的情況。
熟悉情況包含以下幾種意思▼
第一種意思,熟悉辦公環(huán)境。包括吃飯的地方(自辦食堂,外包的餐廳,周邊的小餐館,外賣等)在哪里,洗手間在哪里,打印機(jī)在哪里,開水房(飲水機(jī))在哪里,自己的工位在哪里,其他辦公室的布局等。
第二種意思,熟悉人頭。一是了解組織架構(gòu),二是看通訊錄,三是對照通訊錄上的人名,通過電話、郵件、QQ 等在工作接觸中與其熟悉起來,能盡快將名字與他的信息(部門,職務(wù),工作范圍)、長相等對應(yīng)起來。
第三種意思,熟悉公司規(guī)章制度。包括上下班時間,遲到早退的扣罰,打卡考勤的規(guī)定,請假規(guī)定等。第四種意思,熟悉工作情況。一是前任移交的工作,包括資料、流程的熟悉;二是本崗位的職責(zé),匯報關(guān)系;三是工作周報、月報的交代。
規(guī)范的離職移交,應(yīng)該有待辦事項;或者直接主管從現(xiàn)有工作中剝離、羅列的事項。這些事項,一般都是具體的任務(wù),對熟手來說不難,但對新手來說,這些待辦事項、羅列事項,正是入門的開篇,也是試用期、實習(xí)期的基本考驗。
一般來說,談話結(jié)束后,在一周內(nèi),HR 新手就應(yīng)去OA 下載各種制度文件,在短時間內(nèi),對公司、部門的情況有個大致的了解。
上手2:
簡單工作任務(wù)
這時,新手會在直接主管的指導(dǎo)、監(jiān)督下,開始對照遺留的待辦事項,或新羅列的工作事項,逐條去嘗試完成。
直接主管最有可能先向新手下達(dá)簡單的工作任務(wù)。這些任務(wù)會是什么呢?
可能包括▼
社保辦理、公積金辦理、考勤統(tǒng)計、人才網(wǎng)站招聘職位日刷新、電話郵件通知面試、面試接待(收發(fā)應(yīng)聘登記表,引導(dǎo),倒茶水,發(fā)公司宣傳資料等)、檔案整理、通訊錄更新、勞動合同簽訂、培訓(xùn)課程組織電話郵件通知、培訓(xùn)現(xiàn)場協(xié)助(準(zhǔn)備茶水、白板、水筆、音控設(shè)備、投影儀、開門鑰匙,組織簽到,發(fā)餐券等)、招聘現(xiàn)場協(xié)助(拿易拉寶,在展位擺攤收簡歷,旁聽)、維護(hù)人員信息庫。
面對這些任務(wù),積極、上進(jìn)、肯干的新手,會忙得不亦樂乎,并在與同事接觸的過程中相互熟悉起來;而消極、不上進(jìn)、混日子的新手,會忙得暈頭轉(zhuǎn)向、沒有方寸,并心生抱怨。
上手3:
對照職位說明書
這時候,我們?nèi)绻研率值穆毼徽f明書拿出來對照,會發(fā)現(xiàn):這些瑣碎具體的事項,在職位說明書里,被歸納得很簡單。而實際展開后,對新手來說,一個職責(zé),卻對應(yīng)著不少具體的需花時間、耗精力的工作任務(wù)。
職位說明書由不少信息模塊組成。其中,一個信息模塊叫職能設(shè)置,一般只有一句話:通過……做……用以達(dá)到……(目的)。另有一個模塊叫工作職責(zé),一般列出5~8 條。每一個職責(zé)都是由“動詞+賓語”組成的。如:①辦理保險、公積金;②協(xié)助招聘;③協(xié)助、參與培訓(xùn)實施;④辦理勞動合同簽訂;⑤統(tǒng)計考勤數(shù)據(jù);⑥維護(hù)人員信息庫;⑦完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時任務(wù)。
同時,在每個提煉出來的動賓結(jié)構(gòu)后面,有具體的事項,如:辦理社保、公積金:根據(jù)人事月報的人員進(jìn)出情況,及時、準(zhǔn)確地辦理員工的社保及公積金繳納、停繳、調(diào)整,確保員工的合法權(quán)益。
這時,動詞“辦理”“協(xié)助”“參與”“維護(hù)”等,就體現(xiàn)了人力資源專員(助理) 的職位層級和工作含金量。因為,在人力資源主管的職位說明書中,描述其工作職責(zé)的動詞,更多是:編制、擬定、審核、分析等;而人力資源部經(jīng)理(副經(jīng)理)的職位說明書中,描述其工作職責(zé)的動詞,更多是:審核、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)、規(guī)劃等。
上手4:
工作方式
這時,人力資源專員的工作,更多是現(xiàn)場處理。這里所說的“現(xiàn)場”,可能是人力資源與社會保障局的辦事窗口;可能是社保中心、公積金中心的辦事大廳(現(xiàn)在網(wǎng)上也可以申報,拿著材料去蓋章);可能是人才市場攤位,高校的招聘會、宣講會,公司內(nèi)部的會議室、接待室;可能是公司內(nèi)部的培訓(xùn)教室,外租的酒店會議室;還可能是前臺(導(dǎo)出門禁打卡數(shù)據(jù),記錄遲到、早退情況)。
人力資源專員的工作,還包括通過電話、郵件、QQ 等,完成各類通知、聯(lián)系(聯(lián)系制作橫幅等)。
在工作中,主要涉及的辦公軟件、硬件有:Word ,因為要寫名單、發(fā)通知、填簽到表;打印機(jī)、復(fù)印機(jī),應(yīng)能熟練使用;Excel ,用于簡單的計算,主要是簡單統(tǒng)計;PPT ,使用較少,用于與培訓(xùn)、招聘相關(guān)的簡單的字、圖的制作與展示。
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